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员工监控:跟踪还是不跟踪?

必修课2018-01-17

每个在公司工作的人都知道,一天的时间很快就过去了,而且可能什么事也没完成。在电脑没普及之前,员工可能会一直盯着领导的办公室,假装在看备忘录。然而现在很多工作都是在电脑上操作的,当经理路过你那里时,你会快速关闭娱乐网站并切换到 PPT界面。但是电脑会记住你在工作中“偷懒",它可以追踪你做了什么。

员工监控并不是什么新鲜事,可以说,这就是管理者存在的意义。但新的跟踪监测方法每年都会出现。旧的跟踪监测方法被现代化的数据分析取代了。这些技术引发了一个新的人力资源问题:雇主是否应该用新工具来跟踪监测员工?

公司对这个问题的回答,说明了他们的管理方法和公司文化。我们采访了两位大型公司的创始人,他们的公司采取了“员工自我量化"的管理方式,他们认为企业不应该跟踪员工,至少不是跟踪员工个人。

监控工作时间是错误的。

时间是一种长期存在的但是无益于员工监控的衡量标准。每天8小时的工作,会给员工带来一个固定的工作期望,在某个时间点就去某个地方,就该做什么。但是,这是一个有缺陷的衡量标准,因为它注重的是数量而不是质量。从理论上讲,工作结果应该比时间更重要。如果员工能在更短的时间内呈现更好的工作成果,那么对公司和员工来说是双赢的。但这个观点并不被一些企业所接受。尽管有充分的证据表明工作时间与生产力成反比关系,但许多经理仍错误地把工作时间与工作质量等同起来。

几年前,“拯救时空"的联合创始人兼首席执行官开发了一种新的时间管理技术。他编写了一个简单的小程序来展现他在工作中投入的时间。他发现一天的时间过得飞快,当他回头看看投入的时间有什么成果,却发现产出似乎与他认为在这段时间内能够完成的事情并不相符。

这个小程序最终演变成了一家公司,人们可以下载这个软件来查看他们在各个方面所消耗的时间。通常,人们一开始会对结果感到惊讶。很多人甚至害怕去追踪调查他们的时间,因为他们甚至不想知道他们在各种社交软件上浪费了多少时间。但是经过几周的时间追踪,大多数人意识到他们并没有将大把时间浪费在社交软件上,相反,他们将大量的时间浪费在电子邮件等其他各种网络信息平台上。经数据调查,用户主要将时间花费在沟通交流和计划安排上,其次是商业内容,社交软件的使用排在倒是第二位。

启发:

“拯救时间"软件是“自我量化"监测的工具之一,它可以给员工提供一个衡量自己工作生活的新方法。另一个工具是 Exist,一个将多个跟踪服务编译成一个集中视图的软件。

在一段时间的监测之后,Exist可以将收集到的用户数据进行相关性分析,并指出了几个重要的指标。这些相关性分析都是十分科学的,比如:“周一是每个人一周中最不快乐、效率最低的一天,因为人们不想回到工作中。"“当人们睡眠充足,周末过得愉快,他们也会在新的一周更有效率。"

该软件还提供用户标准数据,将数据与平台上的其他人进行比较。根据调查,用户每天平均工作时间为2小时34分钟。对于普通的上班族来说,这个基准可能低很多。

除此之外,跟踪不同类型的输出数据也很有用,比如你是一个作家,你写的文章字数可以作为一个重要的衡量指标。你可以使用这类数据来帮助自己明确什么是对自己有用的,并规划好时间。但是,和任何类型的数据收集一样,它都存在局限性,你写的字数,或者你发送的邮件很容易测量,但是它们的重要性很难衡量,因为“质量"很难量化。

一些雇主认为,员工跟踪是相对公平的,大多数公司会让员工签署一份协议,明确地表示员工在使用工作设备时,所有具体信息都会被记录下来。但从许多员工的角度来看,桌面监控、浏览记录和其他类型的跟踪都是侵入性的和“家长管理式"的。

一部分企业家认为,员工可以从自我监控中学到很多东西,企业不应该过多监控员工的工作。他们担心,员工跟踪项目会进一步模糊员工个人生活和工作之间的界限。员工应当利用这些工具,专注于工作时间的规划,最大化工作效率。

支持,而不是直接执行

雇主们不必回避员工跟踪的问题。有选择性的、匿名的以及整体的跟踪对员工和雇主都是有用的。例如,对于人力资源部门来说,了解某些团队或部门将大量的时间投入到举行会议中,这是一个好的现象。但是,当涉及到单个员工的工作习惯时,最好将跟踪和管理留给他们个人来完成。给员工提供管理自己的工具,并提供帮助,这是最稳健的第一步:

公司应该鼓励员工学会解决自己的问题,并让他们擅长解决问题。利用数据分析工具可以让自己效率更高。

此外,想要提升员工幸福感的公司应该考虑对员工的现状进行研究,并做好实施改革的准备,让员工有更多的自主权来指导和管理自己的工作。

员工个人知道什么是有效的。如果公司雇佣了合适的员工并给他们明确的、可衡量的目标,公司就应该信任员工能够管理好自己。这种信任可以表现为:支持自我监控的管理形式,提供更灵活的远程工作选择,并分析工作环境、工作时间和绩效指标对每个员工的影响。

最终,员工控制自己的工作时间、阶段比使用最新的员工监控方法更具革命性。它颠覆了传统的管理方式,这是基于信任的工作模式。而且公司准备的办公室、每周工作40小时的标准、例行会议和管理部门将会失效,各项数据会证明这一点。