如何向候选人发送邮件?

必修课2018-01-17

有效的电子邮件能够帮助招聘者建立一个良好的形象,无论是当你去主动联系被动的应聘者,还是以更加的体礼貌的方式去联系应聘者,我们这里的指南,能够让招聘者更好的与应聘者进行联系。

这里有些向应聘者提问的常用的邮件问题。

比如:

•谁应该向被动的候选人发送一个关于职位的电子邮件:是招聘人员或招聘经理?

•谁应该将推荐的候选人发送关于空缺职位的电子邮件:是招聘人员或招聘经理?

•招聘人员多快通过电子邮件回复候选人的询问?

•我应该通过电子邮件发送多少个被动应聘者来担任正在招聘的角色?

•给应聘者发送电子邮件有什么建议?

•如何提高电子邮件回复率?

•我如何衡量招聘电子邮件的优质质量?

•个性化的电子邮件给候选人能有更多的影响吗?

•有什么方法来个性化招聘电子邮件?

•我应该在电话采访电子邮件中包含哪些内容?

•我应该在面试电子邮件中包含哪些内容?

•我应该在提供工作机会的电子邮件中包含哪些内容?

•我应该在拒绝候选人的电子邮件中包含哪些内容?

•我应该什么时候打电话给候选人,而不是发送拒绝的电子邮件?

接下来,让我们逐一解答这些问题。

一 谁应该向被动的候选人发送一个关于职位的电子邮件:是招聘人员或招聘经理?

其实这两者都可以,应聘者更加熟悉招聘人员的邮件,而且招聘人员更加有经验,能够吸引到应聘者的注意力。但是如果遇到招聘经理或者CEO的邮件,优秀的应聘者会感到非常的惊喜和荣幸。

另外,不管是谁发送邮件,招聘人员和招聘经理都应该进行协作,招聘经理应当需要了解潜在的候选人背景是否能够担任这份工作,招聘人员知道如何把公司中角色分配给应对的候选人,而不是过分的通用一般的匹配。

二 谁应该将推荐的候选人发送关于空缺职位的电子邮件:是招聘人员或招聘经理?

只要邮件是经过精心编写,涉及到正确的候选人的名字,这两者都可以发送邮件。根据您的招聘流程和推荐政策,选择最适合贵公司的候选人。最好是招聘人员将电子邮件发送给被推荐的候选人,这样他们可以提供额外的工作相关信息来激起候选人的兴趣。如果被推荐的候选人已经知道了这个空缺的角色,而且招聘团队认定这个人是合格的,招聘经理可以加快这个过程,并通过电子邮件直接安排面试。

三 招聘人员应该多快就回复应聘者的咨询邮件?

一般来说,应该尽快回复。但是,招聘者应当根据邮件种类来区分每个邮件的优先级,比如:

面试日程安排电子邮件:优先考虑处理面试日程安排的电子邮件。如果候选人想重新安排面试,请尽快回复,以确定新的面试时间。

面试反馈电子邮件:面试反馈电子邮件,可能需要等待下再回应,直到相应的招聘阶段完成再回复。与此同时,礼貌地发出一个快速答复,解释说这个过程正在进行,你会在后面跟进。

咨询信息更新的电子邮件:招聘人员可能希望为那些保持着“热情"的候选人提供例外情况。如果潜在的合适人选要求更新招聘状态,则应尽快回复,以保持招聘者兴趣。

岗位招聘电子邮件:即使候选人已经接受工作机会,仍然应该继续沟通。如果新员工对后续步骤和文书工作有疑问,请将其指派给最合适的人(例如招聘经理或人力资源经理)来进行沟通。

四 我应该通过电子邮件发送给多少个应聘者来担任空缺的要求高的职位?

在寻找空缺的要求高的职位的候选人时,应关注质量而不是数量。不要一次性发送一般的电子邮件,而是发送两封或三封个性化的电子邮件给潜在的潜在候选人,他们可能对你的工作感兴趣。对于难以填补的角色,通过SlackReddit等渠道获取潜在候选人,您也可以要求从您的网络和当前员工推荐。一旦找到合适的人选,就可以花时间撰写个性化的邮件。

五 写邮件时应当注意到细节

简洁:邮件内容不应该超过200字,表达简洁,使得对方了解你的意思。

专业:应当避免使用表情,俚语,简写,采用专业的语言话术。

准确:应当保证语言准确,在发送出去前检查,或者,采用统一的模板。

礼貌:注意到应聘者的时间。办公时间或周末之后最好避免邮件。如果您位于候选人的不同地方,请记住时区差异,并在相互的工作时间进行沟通。

•谨慎:避免发送邮件到候选人的工作账户。请使用他们的个人电子邮件,或通过LinkedIn联系他们。

六 怎样才能提高我的电子邮件回复率?

写电子邮件时,请确保遵循基本的商业写作规则。按照以下一些规则,这样候选人更可能回应招聘电子邮件:

•从一个引人入胜的主题开始。

•没有语法和拼写错误(例如正确拼写候选人的名字)。

说清楚你要雇用的职位。

•包括特定的号召性用语(例如,“本周您是否可以进行谈话?")

•切中要点

•采用友好但专业的语气。

•为每个候选人个性化协作。

另外,候选人更可能打开并回复他们认识人的电子邮件。所以,如果你以前见过这个候选人(例如,他们是过去的候选人,你已经通过社交媒体与他们交流,或者你有共同的联系),那么你可以在你的电子邮件中提到这点。

七 应该如何测量邮件成功回复的概率

招聘电子邮件的相关指标将帮助您确定从哪些方面可以改善与候选人的沟通。以下是您应该跟踪的最重要的指标:

•开放率:打开您的电子邮件的收件人的百分比。

•回应率:回复您的电子邮件的收件人的百分比。

•点击率:在您的电子邮件中点击至少一个链接的收件人的百分比。

•转化率:您采访的受助者的百分比,提供了一份工作,并被雇用。

电子邮件工具可帮助您监控这些指标并测量您的邮件是否有效。

八 发送个性化的电子邮件是否对候选人有更多的影响?

是的。当候选人浏览普通的电子邮件,并不能意识到为什么这个“惊人的工作机会"可能会使他们感兴趣。个性化将有助于您的信息脱颖而出。潜在的候选人想知道:

•这份邮件对我有什么帮助?

•这个职位如何与我的背景相一致?

•为什么这个招聘人员有兴趣雇用我?

•为什么我应该考虑打电话或与这位招聘人员会面?

模板化的电子邮件使招聘更有效率,但却拒绝了潜在的优秀雇员,如果你可以定制那种个性邮件,花点时间写一个考虑周到的电子邮件,候选人将感激和记住这个独特的邮件。

九 什么是个性化招聘电子邮件的方法?

了解你想要招募的人,展现出你的真诚。在线和离线都有很多方法可以做到这一点。这里有一些提示:

•在主题中涉及到候选人名字

•使用各种渠道(例如社交媒体,博客和人才数据库)收集有关潜在候选人的信息,并提及候选人的引起您注意的与工作有关的成就。

•如果您以前遇到过,请提醒他们如何以及在哪里,并解释是什么促使您接触到他。

•对于推荐人,请在主题行或消息的早期提及您的相互联系的名称。(例如:“我们正在寻找聘请某某职称和职位的人,提到你可能是个不错的选择。")

•避免陈词滥调(如“您的个人资料印象深刻")。列出他们的具体成就。

尽管如此,应该需要避免在沟通中过于个人化。只能使用您在网上找到的工作相关信息。你想抓住候选人的注意力,并告诉他们,你采用了专业的方式来投入时间了解他们。

十 应该在电话面试邀请的电子邮件中包含哪些内容?

电话采访通常是初步候选人筛选阶段的一部分。以下是电话采访邀请的电子邮件中要涵盖的内容:

按名称,职位和公司介绍自己。

提醒候选人他们申请的职位。

解释打电话的内容(例如“我想给你一些关于这个职位的更多细节"或者“我想更好地了解你,并且澄清你的简历的一些细节")。

提供面试官的姓名和预计的通话时间。

建议可用的通话时间和时间,并要求对方确认。确保您使用正确的时区安排面试。

如有必要,请向候选人说明他还需要了解的面试情况(例如“面试将采用结构化面试的格式")。

如果您邀请候选人参加 Skype或视频面谈的,请遵循相似的提纲内容。在面试之前,确保你有考生的电话号码或

Skype帐户的详细信息。

十一 应该在邀请面试的电子邮件中包含哪些内容?

以下是您的面试邀请邮件中应包含的内容:

•按名称,职位和公司介绍自己。

•感谢候选人申请并提醒他们申请的确切角色。

•广泛地解释面试的内容。

•提供面试官的姓名和预计的面试时间。

•建议面试的日期和时间,并要求候选人确认。

•包括进行面试的办公室的确切位置(如有必要,附上有指示的地图。)

•让候选人知道他们需要携带什么(例如身份证件或完成的面试指派)。

•如有必要,请说明候选人还需要了解面试情况(例如“您将被测试使用 Excel")。

确保您的电子邮件签名包含您的联系方式,以便候选人轻松联系到您。

十二 应该在提供确定的工作机会的电子邮件中包含哪些内容?

工作机会的电子邮件应该是提供信息邀请候选人确定工作机会。

以下是您应该在电子邮件中包含的内容,以提高工作机会接受率:

•热烈的介绍(例如“很高兴在[公司名称]为您提供[职位名称]的职位")

•职位详情(职位,工作时间,部门和经理)

•合同长度(如 3年)

•薪水和福利。

•公司文件(如公司政策,员工手册或候选人需要签署的雇佣条款)。

•您希望从候选人那里听到的具体的确定时间。

可以制作一个招聘电子邮件模板,这样能够节省您的时间。如果候选人已经接受了您的邀请(例如通过电话确定),则可以调整您的电子邮件内容并使其更受欢迎。

十三 应该在拒绝候选人的电子邮件中包含什么内容?

拒绝的电子邮件能让候选人知道他们不会再继续贵公司的招聘。它也应该传递结束招聘过程的一种积极乐观态度。这是你应该包括在候选人拒绝电子邮件中:

•通知他们,他们不会进入下一个招聘阶段。

•简要解释拒绝的原因。

•分享额外的反馈意见(特别是如果候选人进入了最后阶段)。

•提到你喜欢的候选人。

•感谢他们的时间,祝他们好运。

•建议在 LinkedIn上连接或邀请他们保持联系,以便未来可能的职位。

十四 应该什么时候打电话给候选人,而不是发送拒绝信或电子邮件?

不管你如何选择拒绝候选人,不要让他们猜测原因。公司拒绝候选人的方式可能会破坏他们的声誉。

在以下情况下,应当选择通过电话而不是电子邮件拒绝应聘者:

•他们已经进入面试过程的最后一轮,招聘经理想要亲自感谢他们花费的时间。

•您有兴趣在贵公司内讨论给他们提供另一个工作机会。

•你想建立融洽的未来可能职位的关系。

•他们已经要求您提供具体的面试反馈。

•你想得到他们的候选人经验的即时反馈。