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如何进行人力资源招聘成本追踪?

必修课2018-02-04

最初做跟踪招聘预算的工作是艰难的,但公司生意能够从建立系统的招聘预算计划中受益。我们能够很容易的根据招聘预算计划来计划工作职位支出和外部的招聘费用,但是,在这个过程中,其他的招聘支出也可能附带其中,所以,每年的分配预算可能出现问题,那么做一个系统性的追踪是必要的。

下面,我们将介绍进行追踪招聘预算的基本知识。

谁负责招聘预算?

大部分时间, 人力资源部对招聘预算有专门负责人。每一位招聘经理都要将一笔具体的资金分配给每个员工,他们将每笔费用都告知 HR, 以批准和追踪。如果一个公司没有一个专门的人力资源部门, 财务或会计通常跟踪招聘成本。

有专门的表格吗?

每个公司都有自己的跟踪费用的方式。大型企业有复杂的电子表格或者更加简洁直观的软件。我们已经把一个简单的电子表格, 应当包括最常见的雇佣费用类别, 提供每月和每年的计算基本方程式。

这种电子表格可以用于公司的所有职位, 以确定招聘工作的总成本和时间表。您可以添加预算金额的列, 以查看您在预算下超过了多少, 以及在每个类别上花费了多少百分比的总预算。

在我们的电子表格中有七主要支出类别。每个解释如下:

1. 工作职位和广告

此类包括与面向候选人放出开放工作职位的相关的任何费用。这些费用包括公司所有的有偿招聘帐户费用 ( LinkedIn 广告费)。添加每个广告投递次数和每次计入账户的成本。每个过帐的成本可能是固定的或可变的, 具体取决于是否使用按点击付费的模式。

2. 评估

此类包括公司支付的任何类型的候选评估费用 (测试、竞赛等)。可以从顾问或其他公司购买在招聘过程中使用的考试评估内容。这类评估的费用通常是按候选人头数计算的。

3. 外部招聘

此类的预算模板反映了所有的外部招聘成本。它通常包括招聘机构和猎头公司。采购软件也属于这一费用类别。

4. 品牌活动

公司的品牌成本应该与营销工作分开。只包括与招聘直接相关的成本。招聘活动和会议是最常见的例子。一个重要的额外费用是 "品牌材料", 其中包括在招聘活动中使用的用于任何项目的成本。

5. 公司页面维护

一个有吸引力和易于使用的公司页面是重要的。相关费用包括开发、维护或重新设计费用。这些招聘费用包括了给外部服务或内部雇员的工资。

6. 伙伴关系

与大学或其他机构合作是一个很好的方式获得来源合格的候选人, 但这种方式并不便宜。这些费用支付包括与招聘工作直接相关的各种隶属关系和合作伙伴。

7.招聘团队的工资成本

这往往花费高额成本,它的计算具有挑战性。在这方面, 你的招聘团队是内部的;外部招聘人员包括在3类。您可以通过将员工的小时工资乘以在招聘 (一个职位或多个职位) 上所花的时间来计算工资成本。想象一下,VP 或经理必须始终如一地投入时间来进行招聘时,这些成本会有多高。

做这种跟踪是最为重要的,能从中发现如何减少预算。因为高级别的人员会参加面试,所以要确保花费在面试上的时间是有价值的。

与招聘相关的其他费用是多少?

其他的招聘费用类别可以叠加计算。如果公司使用人才推荐方案, 他们可能不得不考虑奖金等激励成本。公司也可以选择从不同的领域引进候选人,这样就需要支付他们的旅费和食宿费用。背景调查服务通常收取候选人人数加合的金额。应用这种招聘成本跟踪系统是计算每月或每年的成本,他们可以帮助降低总成本,节省招聘经理的时间,使招聘过程更快。

如何理解这些数字?

例如, 你的公司在1月花了3000美元在外部招聘上, 这是有价值的。但这一费用意味着什么, 以及它如何影响你的公司和招聘渠道并不总是让人一目了然。

首先, 要考虑到招聘往往是一个 "颠簸的成本", 在一年内不保持稳定。一个月后, 你的招聘团队可能会面对很多工作空缺需要填补多个空缺职位,并被要求进入许多职业市场。再过一个月, 招聘进程可能会放慢。应该通过叠加所有月份的成本并除以12来计算每月的平均支出。(还可以通过除以4计算季度成本)

其次, 将实际招聘费用与预算金额进行比较是非常重要的。外部招聘人员的费用是否不足, 达到或超过您的预算?也许这个预算是不真实的,也可能是需要花更多的钱在你的招聘工作上。

最后, 考虑在分析中招聘指标和数据。例如, 你可能已经花了40%的预算在某些职位上, 但只有大约15% 的合格候选人被选入。应到找出这个收益对你的公司意味着什么。也许减少外部招聘预算对你的招聘工作有负面影响。可以从正确的数值中得出有价值的判断,所以尽量让你的分析尽可能的透彻。

我应该使用哪些其他类型的计划?

许多有用的招聘预算计划可以支持一个更完整的招聘过程开端。例如, 使用电子表格列出每个部门的雇佣或支出的数量, 可以帮助您确定是否实现了目标。创建一个包含未来雇员薪水的电子表格也很有用,其中包括每个职位的开始日期和从该日期起为他们的工资分配的预算。将预算薪金与实际薪金 (谈判结果) 进行比较是有用的。

完整的招聘计划应包括:

·招聘预算

·未来开放职位的数量/类型/部门计划

·招聘策略 (包括在何处进行广告, 何处提供候选人来源等)

·职位描述

·招聘经理培训计划

·面试过程指南 (包括面试问题、测试等)