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如何有效地进行背景调查,而不仅仅作为例行公事

必修课2018-07-20

企业选拔中高层管理人才的过程一般是严密复杂的,而且是一项长期的筛选过程:从确定空缺职位、职位描述、理想候选者的特征描述再到简历筛选、面试、背景调查、发出录用通知并且开始下一轮新的招聘。

 

虽然大多数情况下,背景调查都会被看作一个常规的程序,但事实上这一步左右了最终的决定,如果所有细节都非常到位,那么这项工作对于吸引候选者最终进入企业将会起到非常大的帮助作用。

 

 

背景调查 WHY?

 

 

如果仅仅是问答的形式,人们会经常低估从背景调查中能够收集到的信息数量。

 

在这个过程中,你并非找出各种可以排除候选者的因素,相反而是找到可以帮助你在众多候选者之间取舍的因素,或者让你确信最终确定人选适合企业未来发展。

 

有时候背景调查会突显候选者的一些关键特质从而帮助其从众多候选者中脱颖而出,有时候你可以从背景调查中了解候选者的潜在特质,这将有助于在以后的工作中对其进行正确的培养。

 

一方面,背景调查可以发现一些令人吃惊的却能使候选者落选的细节。例如在筛选CEO的候选者时,如果发现他进入某所大学学习,但是却未完成课业,那么这个细节可能会导致其落选。

 

另一方面,背景调查同时也可以发现一些微妙的细节,从而帮助在两个候选者当中做出艰难抉择,或者确保最终入选者一旦进入企业就会得到很好的培养。

 

 

某公司在一次关于一个中层职位的筛选中,就曾经碰到这样一种情况,最后两个候选者都非常优秀、非常有能力,每个人看起来都非常适合这个职位,真的非常难以取舍。

 

但是,经过深入研究两位候选者在面对挑战时的思维倾向以及解决方式,公司做出了最终的选择,而这位胜出者也是以其自信、积极的态度以及良好的沟通技巧胜出的。

 

通过对背景调深入研究得出的这些特质使得候选者脱颖而出,同时也帮助公司做出最终的抉择。


 

 

 

此外,背景调查可以帮助人力资源管理者把合适的员工放在合适的位置上。

 

比如,在针对CEO人选的背景调查的过程中,发现有个候选者的财务能力不是最佳,但是其他方面的能力都非常强而且管理能力也非常适合公司发展的需要。

 

在这种情况下,面试小组并不一定要把其从备选名单中剔除,相反,可以最终录用他,同时在管理团队中帮他安排一个财务管理能力很强的CFO,从而确保管理团队具备管理整个企业的所有素质能力。

 

 

背景调查 HOW?

 

 

在实施背景调查的过程中,获取深层次的信息对于选取合适的人选非常重要,但是如何获取这些信息呢?

 

你可以选择一家专业的调查咨询公司来帮助你收集这些信息,同样你可以在企业内部展开收集。不论选择哪种方法,正确地实施背景调查可以帮助你获取:

 

 

硬数据:候选者过去业绩的记录、能力和技能、在企业内部各种不同职位的具体职责以及表现等等。

 

定性资料:能够帮助你更好地了解候选者管理能力和沟通风格的案例、业绩记录、需要改进的能力和方向,同时也包括一些涉及候选者个人性格、人际交往方式以及工作方式的资料。

 

 

进行背景调查的目标是同那些熟悉候选者或者与其共事过的人进行沟通,最好是一些共同工作很长时间或者在不同环境中工作过的同事

 

那开始具体展开背景调查时,你必须确保调查的对象包括候选者的同辈、直接上司、老板以及企业外部与候选者密切共事过的人士(比如供应商、客户或者合伙人等等)。

 

这些信息可以为你提供更加全面的信息来判断候选者在与企业内外部不同对象进行沟通时的能力。

 

尽量避免提出那些回答“是”或者“否”的问题,相反,更多提出开放性的问题,让调查更多关注那些候选者所遇到的具体的困难,取得的成就等等。

 

另外还应注意的是,不仅要关注被调查者对候选者整体的评价,同时还应关注他们在描述候选者时所用的词语、语气以及当中赋予的感情色彩

 

通常来说,如果在一个候选者所有的背景调查项目中,大部分评价都是积极的,但是在关键的指标项目中评价是消极或者是负面的,那么企业一般会选择舍弃这个候选者。

 

企业一般会鼓励采访对象“跟着感觉走”,因为这样会得到最真实的回答,如果评价是模糊的,这个时候就需要追加问题。

 

比如,在需要对候选者做出正面的评价时,如果被采访者用的词语是“八面玲珑”,这个时候就需要追加问题。因为“八面玲珑”可以是褒义的,也可以是贬义的,这个时候问清楚被采访者要表达的正确意思就显得尤为重要。

 

下面列举一些经常询问的问题,你可以根据企业的实际情况对问题进行修改:

 

 

你是如何认识他/她的?(认识多久?在什么情形下认识?)

 

你如何评价他/她?

 

当你想起他/她时,给你印象最深的优点是什么?

 

他/她对企业最大的贡献是什么?

 

你会如何描述他/她的领导能力和沟通能力?

 

他/她在什么样的工作环境中如鱼得水?

 

什么样的环境会使他/她觉得难以应付?

 

你认为他/她最适合的职位是什么?为什么?

 

与相同级别的其他员工相比,如何评价他/她在以下几个方面的表现:重视团队合作?积极主动?决策迅速?成长潜力大?战略分析能力强?后续行动能力强?财务敏感度高?富有创新精神?反应灵活?快速吸收新的资讯?

 

哪些因素会影响他/她的工作表现?

 

你认为他/她未来的发展领域是什么?未来会从事何种工作?根据你们曾经合作的经验,你认为他/她未来发展的前景如何?

 

如果让你向他/她的新老板提建议,你会如何给出建议来培养他/她?

 

你愿意和他/她再次合作吗?

 

 

在实施背景调查的过程中,避免提出有歧视性的问题,同时要用大众可以接受的方式来进行调查。这主要包括绝对不要以偏概全或者泄露候选者的信息,在收集信息时要更多地遵守一些道德准则。

 

 

了解额外信息

 

由于做出最后的决定对企业来说非常重要,所以很多时候企业会希望了解更多除了背景调查之外的信息。

 

一般来说,除了专业的背景调查信息之外,企业还希望通过以下几个方面获得候选者全面的信息,包括:

 

 

工作经历:工作时间、职位、职责等信息可以询问特定的雇主。

 

教育经历:可以通过询问大学系主任来了解候选者的教育背景,而对于一些证书可以在线查询其真实性。

 

犯罪或者信用记录:可以通过专业的调查公司或者在线服务来查询候选者的犯罪或者信用记录。需要注意的是,必须书面通知候选者其犯罪或者信用记录正在被调查。

 

 

除了背景调查,企业可以参考一些长期积累下来的经验,比如让候选者在填写申请表时询问如下问题:

 

 

是否曾经出庭作证?

 

是否有个人破产记录?

 

是否有被某个专业组织取消资格的记录?

 

是否有被税务局审计查账的记录?

 

 

 

 

背景调查的出发点就是所有工作的细节都是为了企业和个人未来更好的发展,而不是仅仅找出某些不适合职位的“污点”或者是那些你已经知道的信息。

 

对于信息的重视是做好后续选拔工作的关键,这种重视的态度也会有助于候选者以诚实和直接的态度来提供相关的信息。

 

为了达到这种目标,你必须花费一定的时间与候选者进行沟通,告诉他们背景调查的重要性以及给他们未来的发展可能带来的机会:

 

 

在进行背景调查前,最好以书面形式征得被调查员工的同意,限定要调查问题的范围,主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查,而与工作无关的,特别是涉及到个人隐私的问题将不会在调查范围内。

 

在面试时公司也有义务提醒应聘者可能会对其进行背景调查,如果是不愿意接受调查的应聘者一般可以直接淘汰,而愿意接受调查的应聘者有权利被告知。

 

 

因为背景调查以调查对象会说出真相为基本假设前提,但不排除调查对象提供虚假信息的可能。所以背景调查的结果也只能作为录用决策的参考,而不能作为唯一的评判依据。