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如何有效地进行离职面谈?

每当你的员工提前两周向你发出离职申请时,就意味着一个新的招聘流程就要开始了。你会专注于发布招聘广告,评估候选人并选择你的下一名团队成员。但是,你会对这位把东西装在纸板箱里即将离职的员工给予多少关注呢?

其实,进行一次好的离职面谈可以给你的公司内部带来积极的变化,你要了解你的员工为什么会辞职?在进行了有效地离职面谈之后你会发现症结所在,并找到办法解决,如此一来竟然可以降低员工的流失率。

例如,如果你的很多员工都提到他们的工作不符合他们最初的期望,你最好考虑改变你的工作描述和入职时的培训。如果你看到工作表现最好的人都离开了,你一定会感到沮丧,但这也表明你应该立即制定员工留存计划,并给你的员工更多的机会来发展。离职面谈也可以让你偷窥竞争基准,离开你的公司而投奔竞争对手的员工可以帮助你了解你的薪资和其他福利在同行中的水平。

这里有一些关于如何进行有效的离职面谈的建议,希望这些建议能给你更多的思考。

首先,选择你的面谈形式

如果你让即将离职的员工填写一份调查问卷,这样可以节省很多时间,也可以避免一些不愉快的讨论。然而,进行面对面的离职面谈有它自身的好处:

1. 你表现出你很关心员工的意见,因为你会花时间倾听他们的想法。

2. 你有机会进行不那么正式的谈话,这样可以在谈话中可能得到意想不到的反馈。(这种反馈可是一份标准化的调查问卷无法提供的。)

3. 你可以以个人积极的态度做这件事。你要记住的是,如果员工感到被迫进行离职面谈,你的离职面谈也不会得到很好的反馈。如果可以的话,给员工提供离职面谈的其他形式选择,比如进行问卷调查或在员工离职后进行电话面试,这样也许会让他们更舒服。

有很多工具可以帮助收集和分析员工离职数据。你可以使用像Culture Amp, E -exit interview ,Beyond Feedback和Grapevine这样的工具来定制你的问题。

其次,选择一位合适的面谈人员

最熟悉你员工工作的人就是他们的顶头上司,但最好是安排其他人进行离职面谈。如果员工离职是因为他们的上司,又恰好是其上司给他进行离职面谈,他们就可能不会坦白离职的真正原因。他们还可能什么都不会说,因为他们需要上司给他写一封好看的推荐信。

这时,HR通常是最好的选择,因为他们可以专注于角色特定的问题,并且倾听员工对整个公司的不满之处或一些建议。还有一些公司选择聘请外部顾问进行离职面谈。要离职的员工可能会觉得与一个没有偏见的"局外人"交谈更舒服,但这种方式可能看起来不太有人情味或是有点冷漠。

然后,你要决定问什么问题

你要准备好离职面谈的问题,不要让离职面谈看起来是照本宣科,还有别忘了保密,并且尽量保持一种随意而友好的语气,让谈话顺顺利地进行。

以下是一些有效的离职面谈问题,你可以进行参考:

  • 请描述一下你在这里工作的总体感觉。如果可能的话,请告诉我们是什么原因让你离开的。
  • 在这里工作你最喜欢的是什么?
  • 如果你能改变三件事,它们会是什么?
  • 你觉得上司和同事的对你怎么样?
  • 你认为自己的工作被认可和欣赏了吗?
  • 你觉得自己得到了足够的培训和帮助吗?
  • 是否有你希望早点知道的事情?
  • 你认为你的工作与你的个人目标一致吗??
  • 采取什么样的措施能让公司变成更好的工作场所?

当然,还有一些绝对不能问的问题,下面这些你应该避免的棘手问题案例:

  • 你愿意重新考虑并留下来吗?我们能做些什么让你留下来吗?

离职面谈不是让你的员工重新考虑他们辞职的时候。你的目的是了解他们的观点。

  • 你为什么不喜欢在这里工作?

当员工辞职时,你可能会感到惊讶、伤心、生气或是终于解脱。然而,作为老板,让员工发觉你的情绪可能会不太合适。

更多积极的替代问题是:"什么事情想让你考虑换工作呢?"或"你对改善公司工作环境有什么建议吗?"

  • 你需要处理的最糟糕的事情是什么?

过多的关注消极的情绪会破坏整个谈话的气氛,那样可能会让你的员工想赶紧离开公司。相反,问一些积极的问题,对于离职面谈是有帮助的。

  • 你是否认为某个人应该代替你离开公司?

当你想要得到关于管理和员工关系的反馈时,你不应该让离职面谈变得过于个人化。如果你即将离开公司的员工之前有不好的经历或一些抱怨,你可以给他们一些诉苦的时间。但你不应该主动挑起战争。因此,你要避免针对特定人群或特定事件的问题。

最后,如何避免你的员工在离职面谈中不坦诚?

在离职面谈中,有很多原因会让你的员工无法做到坦诚。以下是一些能够让人坦诚的准则:

保持积极的态度

离职面谈不需要演戏。你可以感谢员工的贡献,感谢他们的工作,并祝他们好运。

不要浪费时间

很多员工会说,离职面试是没有意义的,因为太晚了,什么都不会改变。但是,要表明你确实听取了离职员工的意见,这可能有助于提高你的声誉。

离职面谈次数不能太少,时间不能太晚

离职面谈不应该作为你第一次与员工正式交谈他工作上的事。如果你真正想做好一次离职面谈,你应该在员工们入职的第一天就建立一个系统的、有建设性的反馈文化。你要与你的员工尽可能地经常进行正式和非正式的谈话。这样,当员工离开时,你更有可能得到诚实的、具有建设性的反馈。仅仅依靠离职面谈就像是在看一本书的最后一页;如果没有书的其余部分,仅仅看最后一页就没有任何意义。