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HR如何筹办一个不油腻的2017年会!

公司马上就要办年会了,怎么办?到底该先从哪一步下手?年会上到底该准备些什么?年会的整个流程到底是怎么样的? 莫急,下面让事儿君告诉你,一场年会应该是怎样的!

 

 

首先我们需要准备前期策划方案,一个年会策划案的好坏会直接影响年会的质量,那么方案一般需要包含哪些内容呢?

 

年会主题

 

首先当然要明确举办年会的主题风格,主题的不同,整个年会风格的侧重点自然就不一样,这需要大家在策划之前要与公司高层沟通清楚。 

 

年会口号

 

为了便于传播,需要一句贴近主题且朗朗上口的口号(重要的是积极向上),显然是非常有必要的,这里就不一一举例了。

 

年会主视觉

 

视觉宣传占据整个年会非常大的一部分,进入眼球所有关于年会的东西,都计算在其中。设计符合年会主题的宣传海报,进而延伸出一系列年会视觉宣传品,都是很有必要的。

邀请函、海报、舞台等

 

年会流程

 

虽然各个公司情况都不一样,但年会晚宴还是有些规律性的环节,如公司高层致辞、颁奖、用餐、员工节目或外聘节目、游戏、抽奖等等。每个环节要做适当的时间规划。 

 

年会场地选择

 

年会举办的时间差不多都是在年底前后举行,到时场地就会非常紧张。根据年会规模预定场地就显得非常重要了。

 

酒店年会

邮轮Party

轰趴夜场

 

 

 

预算可说是年会策划中最为关键的一个问题,直接影响着整个年会的质量,所以需尽早做好年会预算方案,通常年会预算可简略分为以下几种。

策划方案里当然不仅仅只有这么一点内容,只是粗略列出来。各家公司情况不一,可根据自家情况来进行策划案的修改。大体上,在策划方案过审完毕,场地预定完成,那么接下来就可以进入整个年会的正式流程了,通常可分为以下三个阶段。 

第一阶段:年会宣传及流程细化

 

 

在这个时候,前期设计的年会主视觉宣传物料可以进行使用了。如年会海报在公司内部公共区域进行张贴,电子邀请函/实体邀请函的派发,重要嘉宾邀请。年会是一年中凝聚企业核心力量的重要时刻,如若在这一环节加以重视,这对企业来年成绩是很有帮助的。

进一步细化策划方案中的流程,制作『时间推进表』及『物料清单』来管理年会需落实的事、人、物。年会的供应商自然也进入实际制作阶段。  

第二阶段:现场执行

 

 

1.项目总控

针对年会需要特别成立专门的年会项目组,对整个年会进行全程的把控;

 

2.场地及餐饮管理

酒店进场时间联络、场地指示、贵宾室及化妆间准备、桌次餐饮安排、进出路线及逃生通道检查,这些繁琐却重要的事宜是必不可少的;

 

3.人员管理

现场督导、主持人及表演团体、视频灯光音响、摄影摄像、化妆师、颁奖嘉宾等。尤其主持人及摄影师间的沟通,后期产生的影像作品,可以作为公司很好的宣传材料,企业展示等;

 

4.文本管理

活动现场流程、筹备工作时间表、活动分工及联系人表、主持人串联词、发言稿、嘉宾发言稿、祝酒辞、剧本、员工代表发言等等,根据各家企业年会情况来进行调节;

 

5.交通与物流管理

员工大巴路线规划(如若集体出行)、车辆停放场地联络、年会物品清单核对、活动游戏节目道具服装出入库、奖品及礼品摆放安置;

 

6.后勤管理及应急预案

除了参加年会的员工,也需要做好年会所有工作人员的后勤保障工作。

另外,针对突发事件的处置计划必不可少。最重要的是要做一份年会现场的RUNDOWN,越详细越好。 

第三阶段:收尾

 

散场时要注意检查遗留在现场的物品,总有喝高了的同事会丢三落四; 把年会现场摄影摄像的素材剪成精彩花絮,供全体员工分享; 

最后可以发起一场由全体员工参与投票的『年会最佳节目』评选活动,让整个年会留有余温。

下面让我们回顾一下以上内容:

(点击图片查看大图)