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打破你对招聘管理系统的三重误解!

有招学院2018-08-02

早在2000年之前,招聘管理系统(ATS)就已诞生于美国。之后不久,国内陆续出现了一批先行者,但受限于当时企业信息化的低需求,这个庞大的市场不温不火地蛰伏了近十年。

 

随着近年来劳动力成本的攀升,人才资源的短缺,国内的企业才陆陆续续地认识到企业信息化与招聘管理的重要性,ATS 的市场也迎来了井喷式的快速增长。

 

虽然 ATS 在如今已经得到了一定的普及,但仍有许多人对它存在着诸多的疑问与误解。

 

比如ATS只是用来向上提交招聘需求审批或者录用 offer 审批的简化版 OA ,ATS 只是用来存放简历信息的线上档案存放处,ATS 只是老板用来监督 HR 日常工作的工具等等。

 

这些误解使得仍有不少企业看低了 ATS 的价值,也使得一些购买了 ATS 的企业发现,员工们使用系统的积极性不高,信息化招聘难以在内部推行。 

 

今天我就要来为招聘管理系统正名一番,加深并板正一下大家对 ATS 的了解。

 

 

审批需求与offer的“伪 OA ”?

 

 

大家都多多少少接触过企业所使用的 OA 系统,它从政府公文系统发展而来,将原本线下需要层层签字的审批工作转移到线上。并随着其功能的发展,逐步将企业的各种审批流程进行集合。

 

在 ATS 的招聘流程管理中,也涉及到了需要通过线上审批的流程,比如说用人部门提交招聘需求的审批、最终录用及发放 offer 的审批等等。

 

这样看来,似乎 ATS 是一款将部分与招聘管理有关的审批流程单独提取出来组合而成的“伪 OA ”,只要企业拥有能够进行全面管理的 OA 系统,就不需要再使用 ATS 。

 

释疑:

 

先普及一个基本的概念,OA 的主体就是审批流。而我们今天要说的 ATS 中,虽然也包括了对于审批流程的管理,但是整个系统的主旨已经不再仅限于审批这项工作,而是围绕着审批节点开发出了更为丰富的内容。

 

1、规范招聘流程

 

一个企业一般来说都需要同时进行多个岗位的招聘,而不同的岗位可能需要由不同的 HR 负责,对接不同的用人部门,设计不同的面试流程。

 

而设计好的面试流程在实际操作中,能够被切实地、规范地、及时地执行的,又能有多少?

 

使用 ATS 恰好能帮助企业解决招聘流程的规范管理问题,一是通过有效的节点管控,缩短了招聘周期;二是通过对候选人展现规范合理的招聘流程,作为雇主品牌建设的一部分。

 

2、历史操作有迹可循

 

使用 ATS 进行招聘工作时,在系统内的所有操作都会被记录保存起来,以便招聘团队的成员可以随时查看此候选人在招聘流程中的进展。

 

是否已经查看候选人简历、是否进行了筛选与推进流程、是否安排了面试、是否完成了面试并反馈、是否通过了offer审批......等等流转信息都会被忠实体现在历史记录中,避免了遗漏与重复操作。

 

3、多方沟通往来简便清晰

 

一个岗位的招聘要涉及面试官、候选人、 HR 三方的沟通往来,有时候还会有猎头作为第四方。

 

有时需要传达一个很简单的信息,却要多方彼此来回发送邮件或者通话,浪费了大量的时间做着低效无价值的工作。

 

而使用 ATS 之后,可以通过预设模板功能简化与候选人的沟通;通过猎头管理功能进行职位委托;通过协同功能让用人部门深入参与简历筛选、面试、反馈环节等。

 

 

用来存简历的线上“档案室”?

 

 

国内有一部分的企业对简历资源的积累没有足够的重视,过往的简历直接丢弃,就算有意识做存档,也是在档案室积灰或者散落在各个 HR 的电脑文件夹中,难以再次利用。

 

ATS 的一个重要功能就是帮助企业搭建自有的人才库,所有经手的简历都会自动归档在统一的线上人才库中。

 

那为什么一定要用 ATS 呢?各平台都有那么多免费的云盘可以代替原来的档案室作为线上存档,或者让HR将简历存放在电脑上统一的文件夹中,不比购买它要省钱吗?

 

释疑:

 

想要建设好企业的自有人才库,光存简历是不够的。只储存而不盘活,存了也是白存。

 

1、批量解析分类储存

 

如果想要所建设的人才库能够达成节省外部渠道的开支的目的,最好是将各种简历资源都以统一的格式,分类储存在统一的地方,这样才能支持后续的使用。

 

而 ATS 正可以为企业解决这两个问题:不同格式的简历导入系统后,都会解析关键字段,并配置在统一的模板中;简历会按照候选人所停留的招聘流程、候选人的特征、所添加的标签等等进行分配储存。

 

2、强大的搜索功能

 

当外部获取的候选人不足的时候,通过对 ATS 中的人才库进行搜索,可以挑选出符合招聘需求的历史候选人简历。

 

不仅可以匹配关键词进行搜索,还可以搜索标签或进行组合搜索,精准定位候选人。

 

3、绘制高潜人才地图

 

当 ATS 中所储存的简历数据达到一定数量后,还可以通过系统对所有简历或者不同招聘阶段的简历进行人才盘点。

 

这样的人才盘点有助于企业发现优质候选人的特点,帮助企业绘制高潜人才地图,进行后续更有针对性的招聘活动,不仅可以节省招聘投入的预算,还能获得更好的招聘效果。

 

 

监督HR招聘工作的“计件器”?

 

 

许多公司为了保证能够有持续不断的新鲜血液供应,会给负责招聘的HR团队分配所谓的“指标”,比如每天要筛选多少简历、每周要约多少候选人面试、每月要有多少新员工入职等等。而这些指标的完成度会成为考察 HR 的绩效与能力的因素。

 

有人会认为,使用 ATS 将招聘工作的每一个步骤与节点都在系统中完成,实际上是为了监督 HR 们的工作,只是为了方便管理者随时查看每个人的工作完成情况。

 

使用 ATS 来管理工作绩效,会不会导致员工产生“不被信任感?”

 

释疑:

 

绩效制度在这里,无论是通过何种手段进行监督管理,也是躲不开的。而 ATS 不仅对各人的工作效率进行管理,同时还可以帮助 HR 提高自己的工作效率,减轻了定期制作报表进行汇报的负担。

 

1、团队效率数据

 

ATS 所记录的筛选简历、推荐候选人、安排面试等工作效率数据,不仅是针对人力资源部门,同时也记录了各用人部门的相关数据。

 

通过详细真实的数据记录,招聘团队内部以及与用人部门之间可以做到权责分割清晰。当招聘结果不理想的时候,才能发现问题环节究竟在哪,是招聘团队工作失利还是用人部门不配合。

 

通过这些数据分析,可以让绩效结果真正有据可依,避免无辜背锅。

 

2、招聘进程数据

 

通过对每个职位招聘从始到终的记录,ATS 可以自动统计招聘漏斗的每一层的通过比例。当出现异常环节的时候,可以快速发现瓶颈,从而能够进行针对性地突破。

 

比如从简历初筛到用人部门同意面试这一环节的通过率特别低,可以考虑是否招聘团队没能准确掌握用人部门的招聘需求;从通过面试到入职这一环节的通过率特别低,可以考虑是否因为企业给候选人提供的待遇不太具有吸引力,是否需要进行调整等。

 

3、渠道质量数据

 

各类招聘网站、校园招聘、地推、线下招聘会......当面对这么多招聘渠道的时候,挑选真正适合自己企业的招聘渠道,让招聘预算的投入产出最大化,成为 HR 们必备的工作。

 

想要进行渠道的优化,就必须先进行多渠道质量的统计,从而挑选出转化率高的渠道。而 ATS 中储存的简历都会记录其来源。 

 

HR 可以对所有成功通过面试、符合招聘需求的候选人简历进行拉取,统计出他们的来源,就能轻松挑选出合适渠道。

 

 

作为企业信息化中非常重要的一环,人力资源管理以至于招聘管理的信息化在很长的一段时间内被忽视甚至被误解。

 

而面临变化的外部人才市场以及企业自身的发展要求,为了实现高效招聘、争夺人才,启用招聘管理系统将成为企业信息化的必经之路。