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让招聘邮件“回归本源”

作为人力资源专业人士,电子邮件是日常招聘工作顺利开展的必备工具。要想使你的招聘邮件对广大求职者更富吸引力,最重要的便是“回归本源”——即在书写邮件时避免堆砌华丽的词藻或提供过于冗杂的信息,学会用简洁而浅显易懂的语言来书写邮件,向求职者传递必要的招聘信息。下面将介绍在书写招聘电子邮件时常见的11种错误:

1、拼写错误,语言生硬

招聘邮件中出现的低级错误容易给求职者留下不好的第一印象,损害公司信誉和形象,例如在邮件中写错候选人的姓名,这会让求职者觉得本公司处理问题过于草率马虎,降低求职意愿。因此,作为人力资源专业人士,应该学会通过各种方式对邮件内容进行校对检查。比如通过查看求职者在社交媒体上的个人资料,确保书写的信息准确无误后再点击发送。另外,许多招聘人员为了吸引求职者的注意喜欢在邮件中加入一些时下流行词汇,但是实际上,一封好的招聘邮件只需做到简洁、流畅,能够传达基本意思即可,无须使用太多花哨辞藻。

2、电子邮件地址不规范

为了增加招聘邮件可信度,提高招聘效率,可以使用像“本人的名字拼音”@“公司英文名称”com 形式的账户地址,但是像 zhaopin @“公司英文名称”.com hr@“公司英文名称”.com 这样的缺乏规范性的账户地址就有些不尽人意了。使用规范的电子邮件账户,一方面有助于让求职者知道自己收到的邮件不是某些公司群发的垃圾邮件,另一方面也让求职者明确他们的交流对象,有利于加强双方的联系和沟通。

3、标题缺少足够吸引力

你可能已经找到了合适的求职者,并在邮件中书写了极富吸引力的职位描述以及优厚的薪酬福利条件,但是如果求职者压根没有打开过这封邮件,那么他将无从知晓这些信息,对公司而言也就丧失了宝贵的人才资源。标题是招聘电子邮件中最核心、最重要的部分,一个好的标题能够吸引求职者的兴趣,促使他们打开并阅读邮件。以下便是一些常见的标题错误:

•无标题。空空如也的标题栏就像在告诉求职者:请直接忽略掉它,因而会降低招聘的效率。

•不恰当的主题。许多人会在标题栏直接写上公司的全称,但是这可能会显得过于刻板呆滞,因此可以尝试在标题栏填写求职者所申请的具体职位名称。同时,尽量避免主题字数过多,从而节省求职者的浏览时间。

•“促销式”标题。像机不可失,时不再来立即发送简历,抓住宝贵机遇”等,这类标题表面上没有什么太大的问题,实际可能会产生适得其反的效果。调查显示,当求职者收到这类邮件后往往不愿打开或者直接选择删除,因为他们认为这些邮件可能是诈骗或垃圾邮件。因此,标题内容最好与求职者个人相关,以表明这封邮件是正式的工作邮件,获得其信任。正确的标题形式如:(1)某求职者姓名,你是一个优秀的××(职位头衔)。(2)某求职者姓名,你感兴趣的××职位目前存在空缺。

4、邮件过长,信息冗杂

一封洋洋洒洒、内容杂乱的电子邮件和可能会降低求职者的阅读兴趣,甚至在粗略扫过一眼后就直接删除掉了。因此在写邮件时应确保邮件内容简短而凝练,把阅读时间控制在15-20秒之内。而且现在大多数人用的都是智能手机,结构凝练、内容简短的邮件也更容易直接在手机上查看。

5、语气问题

避免语气过于正式化,比如使用“尊敬的”、“请”、“您”、“斧正”等过于正式的词语。你的初衷是保持严谨和专业,但是这种语气缺少了人情味,可能让求职者感到不舒服,不利于公司与求职者的交流沟通。而且作为求职者,他们可能认为需要花费大量时间和精力来构思如何正式回复这份邮件,导致许多求职者直接选择忽略掉它,不进行回复。因此,应尽量选择以一种轻松而又不失幽默的语气来书写招聘电子邮件,拉近与求职者间的距离。

6、片面性问题

作为招聘人士,“王婆卖瓜,自卖自夸”的招聘方式并不可取,即使公司的工作条件和福利待遇确实十分优厚,这种自吹自擂的方式也会引起人的反感,所以,最好避免在邮件中过分吹嘘与夸赞公司的成功,而是着重介绍求职者感兴趣的事情,比如职业描述等。另外,在邮件中尽量减少写关于公司的规定和要求以及你个人信息的篇幅,简单地添加一个链接到公司官网或你的个人主页即可,并在你的签名中写上你公司的网站和一些社交媒体资料。如果求职者对某职位感兴趣便会主动联系你。最后也应注意不要把工作要求写的过于严苛,这可能会打击求职者的积极性。

7、阿谀奉承

可能你面对的候选人很优秀,并且取得了一些令人瞩目的成就。但是过多的阿谀奉承可能会显得你很虚伪。你可以在邮件中提到求职者拥有的与工作相关的知识和技能,以表示对该求职者的认同与赏识,但注意不要言过其实,保持适度原则。

8、让求职者做决定

让求职者自己决定下一步该做什么就像是一份缺少了联系方式的简历,会严重降低招聘效率。作为招聘人员,你应该担当好“决策者”的角色,比如安排某次电话会议的时间。同时在写邮件时,务必把所有必要的信息都囊括其中,以确保求职者可以通过电子邮件、电话或社交媒体随时联系到你。

9、邮件发送后的后续工作问题

即使点击了“发送”按钮,你的工作也依然尚未完成,甚至可以说它才刚开始。一段时间后你可能仍未收到回复邮件,原因可能是求职者需要获得更全面的信息,或者可能因为工作繁忙遗漏了你的邮件。这时你便需要再次联系他们,通过微信或者微博发送私信等方式来与他们再次进行沟通交流。这种做法能表现出你对求职者的浓厚兴趣,从而让他们感受到被认同和被尊重。

10、结果评估问题

有多少人打开了你发送的邮件?有多少人进行了回复?人们通常选择在哪一天查看邮箱?在一天或一周中的哪些时间向求职者发送电子邮件最合适?如果你不知道这些问题的答案,那就意味你的招聘工作过于程式化或者你不善于对招聘结果进行评估。要想答出这些问题,首先,你需要尝试使用各种模板和写作风格,以发现最适合、最高效的那一种。其次,学会评估招聘工作的结果,以总结不足,提升绩效。例如,当发现求职者未接受工作,甚至没有打开你发送的职位描述的邮件的比例略高时,你便需要在邮件中增添一些有吸引力的内容来吸引更多候选人的注意力;或者尝试在不同的时间发送你的邮件,并计算和衡量邮件打开率(打开的邮件数量/发送的邮件数量)和回复率(回复邮件的数量/发送的邮件数量)

11、目光短浅

不要期待你发送的第一封邮件会立即收到回复并帮助你招聘到合适人选,你应该循序渐进地处理问题,与求职者建立起良好的互动关系。即使求职者目前对某职位不感兴趣,他们也可能会介绍给身边同样有资格的合适人选,或者分享他们与你交流获得的积极经验。因此,你应该把目光放长远些,把与每个求职者建立起良好互动关系作为行动目标,不管最终是否雇佣他们,因为这些关系网络本身就有宝贵的价值,有助于招聘工作的开展。