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如何编写电子邮件?

新的招聘工具、社交平台招聘和员工推荐都更加容易的搜索到候选人,但是,找到好的候选人只是招聘的第一步,接下来的一步无比重要,那就是编写合适的电子邮件。

那么需要如何写呢?

先搜集信息

寻找候选人的方式和策略应该在编写招聘邮件之前就确定好。你可以通过浏览过去向候选人发送的邮件、社交网络上的搜索、向现在的员工咨询是否有比较好的邮件模板。不管寻找候选人的方式是什么,在决定联系候选人之前,应该尽可能的收集相关的信息。

最好不要讲人人都知道的候选人的相关的内容,比如说候选人在社交媒体上的某个项目,因为每个HR 在写邮件的时候都会提到这些内容。你可以花费更多的精力了解候选人,让候选人知道你写出的电子邮件是和其他人的是有区别的。那么到底该如何完善呢?你可以写到候选人对于某具体项目的贡献,这些候选人与所要招聘的工作岗位有何关系?这些候选人的哪些工作技能是这些职位所需要的?在回答这些问题的时候,需要对于候选人和招聘的岗位进行调查,看起来会付出一些时间和精力,但是都回有所回报。

深入的研究可以帮助 HR 更好的了解候选人,防止联系那些过去工作经验和现在所要招聘的工作岗位完全不相关的候选人。除此之外,你还可以通过对于候选人的调查,判断候选人是否符合公司的文化,判断候选人在公司未来的工作状态会怎样。更重要的是,越了解候选人就会越使招聘邮件越符合候选人的个性化特征。

编写邮件的方法和写作一样,需要从读者的角度出发思考问题。

站在候选人的角度,需要思考当收到招聘邮件的时候,想知道什么?什么会激发打开邮件的想法?什么会给候选人留下比较好的印象?

首先,需要介绍一下自己和公司,说明是如何了解候选人的。如果和候选人在之前认识或者有共同认识的朋友,也可以提及。如何候选人在之前就有申请过公司相关的职位,可以说一下新职位的优势并且更加适合候选人。假如和候选人在之前完全不认识,也要告诉他们你为什么会注意到他们,以及联系他们的原因,越清楚的说明原因就越容易获得候选人的注意。

在编写联系候选人的原因的时候,要清晰的指出在招聘的工作岗位,最好可以添加一个工作岗位的链接,对于工作岗位进行描述,包括工作内容和工作要求,不要让候选人一头雾水。

一份好的电子邮件一定要指出候选人想要看到的内容。如果候选人非常优秀,他们可能会收到很多三招聘邮件。为了让你撰写的邮件在所有的邮件中脱颖而出,你应该尝试一些更具有创意的东西。如果想让这些候选人联系你,考虑你所提供的工作,至少要告诉他们不得不选择你们公司的理由。这时候就可以利用之前对于候选人的调查,指出公司的背景和文化,公司最近的项目都可以使候选人获得好的锻炼和成长。

没有“行动指导"的电子邮件是不完整的。即使你写出了一份非常让人愉悦的,非常让人感兴趣的邮件,候选人也往往不会主动进行下一步的工作安排。如果你是第一次和候选人进行对话,应该要求候选人发送个人的简历或者在网站上申请招聘的职位。如果想和候选人有进一步的对话,最好给候选人一个建议的时间,安排一个电话面试或者对于具体的工作进行描述说明。

在邮件的最后,还应该感谢候选人的查看和回应,这可以给候选人留下比较好的印象,但感谢不用讲的太正式。不过,没有必要向候选人道歉,具体情况可以结合候选人的个人情况来决定。

编写招聘邮件的时候,应该注意什么?

当第一次在编写电子邮件的时候,应该知道:编写的是电子邮件而不是一封信,也就是说电子邮件应该更加简短专业。电子邮件的签名档要包含收件人所需要的所有的联系信息。同时,邮件的语气不要过于严肃,否则会让候选人感到反感。在邮件的最后要提醒候选人及时的回复邮件。

邮件的讲话方式最好是非正式的。非正式和放松之间有所区别。# Hi,[候选人的姓名] # 是不同于 # Hi,最近怎样?## Hi,最近怎样?# 比较适合朋友之间的对话交流,如果第一次和候选人就这么讲话可能会比较不合适。除此之外,如果想让邮件看起来更加专业应该避免使用表情和感叹号。

大多数人都会在手机上查看邮件,所以应该让邮件更加容易阅读。邮件应该直奔主题,尊重收件人的时间,如果一些事情会在下一环节中提到,就不要重复的写在邮件中。邮件的主要内容应该包括:你是谁?你为什么要发送电子邮件?为什么这封邮件对于候选人来说很重要,邮件发送之后下一步如何安排?这些内容应该不需要一分钟的时间就可以阅读完毕。如果你也是在移动手机端发送的邮件,那么需要注意在设置中把 “发自我的 iphone "等备注取消掉,否则会像你只是在排队的时候随便发给候选人的一样。

电子邮件是冰冷冷的,所以你要想办法让招聘邮件更加的有人情味,这就需要让招聘邮件更符合候选人的个性化特征。最好不要写每个人在邮件中都会写到的东西,比如说:“你的工作经验让我印象十分深刻",可以对于他们的项目经历、工作技能、博客内容和他们在以往项目中的贡献进行评价,提到公司的年休假、奖金福利等内容,试着找出对于他们来说有吸引力和富有挑战性的事情,以吸引他们的注意,向他们表明你对他们有了解,想和他们进行下一步的沟通交流。

邮件最后的修改

在写完邮件之后,应该校对邮件的错别字,确保邮件的正文和收件人姓名、邮件地址都完整正确。如果邮件中的部分内容涉及到复制粘贴,需要确保邮件字体大小样式统一。同时,需要检查一下邮件的语言,有没有让人感觉反感的地方,简化邮件的措辞,是文章更加清晰流畅。如果自己对于邮件中的某些专业性的术语不确定,可以向专业的员工咨询一下。邮件也有很多附属功能可以用到,比如说检查拼写错误功能。

在邮件的最终发送之前,应该对于邮件的内容进行整体的浏览,确保邮件的内容流畅真实,具有可读性。

如果邮件发送之后,候选人没有任何回复,并不意味着要停止发送招聘邮件,可能是因为候选人进行了垃圾邮件的设置, 根本没有看到邮件,所以就需要在邮件发送之后的几天内,检查候选人是否真正的收到了邮件,也可以发送第二份或者第三份邮件进行沟通,但是不要过度。可以尝试不同的邮件风格,检测一下邮件的结果是不是不同。