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如何个性化电子邮件?

HR 面临的工作主要有“与被动的候选人进行沟通"、“人才搜索"以及“发送电子邮件"。招聘成功与否,一个重要的影响因素是电子邮件是否个性化。虽然往往有一些邮件模板,但是如果个性化电子邮话,会增加候选人的回应率,以下提供一些技巧:

个性化的邮件必须是独一无二的,一刀切的邮件模板不能够解决遇到的所有情况.

所以可以记住以下一些建议:

1.搜索

如果不进行搜索,便无法个性化邮件模板。HR 需要定期在网络上搜索一些候选人的信息,包括百度、微博和微信上,这些调查也可以帮助 HR 理解这些邮件是否可以对于招聘产生效果、是否可以增加公司效益。HR 可以通过调查找出一些合适的邮件开场白和邮件内容组合,在此基础上,制作合适公司风格和公司候选人特征的邮件内容。

2.定制

当为候选人发送大量电子邮件的时候,需要个性化邮件内容,这并不意味着假装写一些个人的内容。比如说,如说要删除邮件的第一行(Hi[候选人的姓名]),那么邮件的正文会涉及到候选人的个人化的信息么?给候选人发送的邮件,应该结合候选人所涉及到的行业背景和感兴趣的领域,不应该让候选人感到疑惑。

3.关注主题行

个性化的电子邮件应该是从主题行开始的,没有人想自己写出来的电子邮件被人当成垃圾邮件处理,就要注意邮件的主题行,这是决定候选人是否会打开邮件的决定性因素。那么应该如何做呢?可以在主题行中用简短的语言来解释邮件中的私人性的内容,让收件人知道邮件是针对候选人的个性化邮件。尤其是,如果主题行中涉及到候选人的姓名,邮件会显得更加的自然,邮件的打开率也会提高20%

4.调整邮件内容

发送邮件的时候,如果采用邮件模板可能会节省很多的时间,但是定制一个更加有针对性的、较短的邮件内容会提高邮件的回复率。为了使电子邮件更加个性化,你需要了解邮件的发送对象是谁,为什么要给这些人发送邮件?他们会成为好的候选人么?

使邮件更加个性化操作指南:

如果在社交平台上发现了一个合适的候选人,可以先做一下自我介绍,可以换位思考一下,当你收到陌生人的邮件时,什么会吸引你打开这封邮件?你想通过邮件知道哪些内容?你想要电子邮件的标题中包含哪些信息?

示例:

Hi, XXX ,我对你的XXX项目十分感兴趣,想要和你联系一下。

Hi, XXX ,我是XXX,最近公司在招聘XXX职位,请问有兴趣加入我们公司吗?

Hi, XXX ,我是XXX,最近公司在招聘XXX职位,看到你的简历十分符合我们公司的要求,请问有意向联系一下吗?

在电子邮件中,需要确切的指出如何发现候选人的?这些候选人身上有哪些优秀特质?邮件需要围绕工作展开,激发收件人对于邮件的兴趣。

示例:

•你好,我看到了您的个人简介/文章/博客,看到你从事XXX职位相关的工作,想要和您联系一下。

•你好,我是XXX公司的XXX,我们团队目前在进行某项项目,想要和您联系一下。

员工推荐候选人

员工推荐通常是招聘候选人的有效途径,然而,第一次与被推荐的候选人进行沟通时,仍然需要注意。在主题行中最好提到候选人的名字,以增加收件人打开电子邮件的可能性。

示例:

[员工姓名]提到你十分适合我们公司,想要跟你联系一下。

[员工的名字]提到你十分适合我们公司的XXX 岗位,所以来跟你沟通一下。

有联系的纽带是沟通的起点,但是这不是联系候选人的唯一原因,你需要使邮件更具个性化,突出候选人的技能和经验比较适合公司的要求。

示例:

•我们公司的XXX团队一直在寻找XXX相关的人才,听说你在这方面很有经验,想要跟你联系一下。

过去联系过的候选人

你可能会由于各种各样的原因与之前联系过的候选人联系,发送的邮件也应该更具个性化,向候选人介绍下自己和公司。

示例:

[公司名称]的新工作机会

[公司名称]的新工作机会,感兴趣吗?

这些你以往联系过的候选人可能会惊讶再次受到你的消息,所以坦率的告诉候选人联系他们的原因。

示例:

•虽然在之前其他岗位的面试中,我们决定选择其他的候选人,但是你在之前的面试中表现也十分突出,给我们也留下了深刻的印象。这次公司有新职位在招聘,我们认为你也十分适合这份工作,不知道你是否感兴趣?

•我在公司之前实习名单中看到了你的简历,你最近刚刚大学毕业,我们公司最近有XXX工作岗位在招聘,不知道是否感兴趣?

•你好,我在你的简历中看到你已经在XXX领域有很久的工作经验,我想和你聊一下最近我们公司在招聘的XXX职位,不知是否感兴趣呢?

•你好,在公司XXX岗位的面试中,你的面试表现给我们留下了深刻的印象,如果你还对该岗位感兴趣的话,关于薪水的问题,我想和你在进行一次谈话。

和候选人认识

如果与收件人在之前就认识,在发送邮件的时候尤其要注意邮件的内容和邮件的语气。

示例:

•嗨[收信人的名字]

我们已经好久没见了,但是我们在一起写作业的场景仍像昨天刚刚发生过的事情一样。最近你在忙什么呢?

我现在是[公司名称]HR, 目前有一个岗位正在招聘,我们正在寻找像你一样有专业技能和经验的人才,不知道你是否有兴趣加入我们公司呢?

• 嗨[收信人的名字]

最近过得怎么样呢?

现在我是XXX公司的XXX,现在我们公司的XXX正在进行招聘,我记得你在XXX方面十分擅长,在想你可能对于这份工作比较感兴趣,最近是否有时间呢?想要和你聊一下!

•嗨[收信人的名字]

我是XXX,来自XXX公司的XXX,之前我们在 XXX 有交谈过,我最近查看了您的简历,发现你在XXX领域比较擅长。刚好我们公司最近也在进行XXX岗位的招聘。如果你感兴趣的话,十分想要和你沟通一下。

需要注意的一些问题:

过度的个性化

完全不需要靠评论候选人在微博等媒体上的照片引起候选人的注意。询问一下候选人最近的工作状况可能是一个比较好的话题开端。这显示着你对候选人比较感兴趣,并以专业的方式,投入了一些时间了解他们。

候选人可能会在社交媒体上分享一些私人的内容,但是在招聘的时候,最好不要提到这些内容,避免说一些不合适的话,避免对候选人的私人性的内容表现出偏见。以下有一条简单的法则可以遵循:不要在与候选人沟通阶段,提及任何隐私性的内容或者不合法的内容。寻找候选人和追踪候选人之间有着明显的界限,不能因为需要联系候选人而过分的获取候选人的私人信息。

使用简历库工具

许多网站都为招聘者提供了一些搜索候选人的工具,有大量的简历数据库,可以找到数万的候选人,也可以对于搜索条件进行设定,减少不必要的简历查阅时间。

为了使合适的候选人尽快的查看到招聘信息,需要在最合适的招聘网站上发布招聘信息,这需要根据候选人所在地区、候选人的类别等内容。比如说,如果需要招聘程序员,可以在100offer 上进行招聘,如果是招聘的是年轻人,可以在大街网上进行招聘。如果是餐厅的服务人员等岗位,可以在58同城上发布招聘信息。要考虑到相关候选人用到的最常用的求职网站是哪些。

在地图上标记公司的名称和位置

招聘候选人也需要让候选人很容易的找到公司的位置,要在最常见的地图上标记公司的位置,比如说百度地图、高德地图等,让候选人在参加面试时更加容易的找到公司,这也在无形的提升雇主品牌,会鼓励更多的求职者考虑公司提供的工作机会。

充分利用各种招聘会和网站

可以通过招聘会发布职位信息,招聘大量的候选人,这是很好的机会,因为来参加招聘会的都是想要获得工作机会的人。此外,可以在网站上进行招聘,有免费和付费的招聘网站,有些网站还需要按照候选人的申请量进行招聘。

如何提高招聘效率?

1.选择合理的关键词。

有时候候选人可能不会在招聘网站上一一查看最近发布的招聘信息,而是会自己搜索感兴趣的工作岗位,有些公司的HR 可能会喜欢用“销售明星"这样的词汇吸引候选人的注意,激起候选人的兴趣,但是不会出现在候选人搜索的“销售主管"或者“销售助理"这样的搜索结果中。

2.用心制作招聘广告。

什么会让候选人更加容易的看到公司提供的工作机会?一份设计精美,内容丰富的招聘广告会起着重要的作用。即使这些候选人没有在寻找工作,但是也会留意到招聘信息。这一方面会让这些候选人告知身边寻找相关工作的人,另外一方面也会让候选人里了解公司的品牌,提高品牌的知名度。

3.保持工作职位不断的更新。

如果招聘工作已经结束,就不要误导候选人,让候选人认为目前还在进行该岗位的招聘。如果想要进行人才的储备,可以建议一个“未来工作机会"的招聘广告,表明需要招聘的候选人特征和技能要求,鼓励候选人像公司的HR发送简历,缩短公司未来招聘的时长。