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招聘人员的面试安排指南

安排好面试,有助于节省求职者和招聘团队的时间,提供一个更积极愉悦的面试体验。以下是招聘人员能够更有效地安排面试的几种方法:

尽早与招聘团队协商

为了减少在任务分配上所消耗的时间,应事先与招聘团队协商。招聘者应当提前安排一个小型的工作会议,跟招聘团队讨论如何筹备面试,商定以下事宜:

•确定成员在某个特定的时间是否忙碌

这有助于优先安排其他时间面试,增加招聘团队同意某一提议的时间的机会。

•提前征集每个团队成员比较方便的时段

例如,招聘经理可能知道,他们可以在周四下午或特定的时间安排面试。

•查阅成员的工作日程表

这样就可以检查他们预定的会议,以避免与面试时间冲突。

如果招聘人员需要统计招聘收益率和时间成本,就可以估算公司通常所需的面试次数和时间,并让招聘团队记录这些信息,以便吸取教训,提前计划。

尽量减少与应聘者交流的邮件数量

为了避免给应聘者回答大量的类似问题,在最初的电子邮件中需要给候选人发送所有必要的信息。招聘人员可以根据以下清单来撰写:

在主题行列出电子邮件的目的和公司的名称,如“邀请在某某地点参加工作面试”。

在邮件起始,跟候选人介绍发件人在面试中负责的工作。

告知应聘者具体的面试日期,或者提供2-3个面试时间段方便选择。

告知面试官的名字和身份。

给应聘者详细介绍面试情况(如面试的形式和长度)。

介绍办公室的完整地址(街道、号码、楼层、办公室),并附上地图或截图。

介绍公司的着装规定。

告诉候选人应该去前台寻找谁。

提醒候选人应当携带哪些物品,如公文包、身份证。

电子邮件模板有较高的完整度,故而招聘者可以使用定制模板邀请候选人参加面试。

投资候选人管理系统(ATS

一些候选人管理系统可以帮助招聘者整合日程安排,组织会议,这些系统是与office等供应商合作研发而成的。它们可以帮助检查招聘人员时间空余与否,线上预订房间,并向应聘者、招聘团队的成员和外部参会者发出邀请。ATS一般遵循以下步骤安排面试,将所有必要的信息发送给候选人:

•将公司日程与候选人管理系统的日历集成在一起

ATS日程表由帐户管理员依照招聘者在候选人管理系统账户上的“招聘偏好”建立。为了能够顺利安排面试,招聘人员需及时在线上同步公司日程,以便查看自己和同事的完整的时间表。

•跳转到候选人资料卡,安排电话或现场面试

比如,当你选择面试的某个日期和时间时,ATS会迅速告知你的招聘团队成员在那个时候都很忙,你可以快速重新安排一个每个人都方便的时间。当安排现场面试时,您可以查看空房情况并预订你的首选房间。你也可以选择一个保存的办公地点(或添加一个新的)。当你向候选人发出邀请时,ATS会自动附上一张地图,并且在说明框中为候选人添加注释。

•发出邀请

ATS会发送一封电子邮件给候选人和招聘团队,并将这个面试添加到日历上,可以在自动创建的活动页面中概览。面试官可以选择“是”,“或许”或“否”来表示他们是否会参加面试。

面试安排好之后,可以在ATS的工作事项中查阅,在那里团队所有日程安排将一览无遗。不论是PC端还是移动端,工作事项都显示了每场面试的细节,以及相对应的面试记分卡。

ATS让面试安排变得很简单,更赞的是,当你跟候选人来往邮件解答问题或确定面试时间时,ATS都会将这些电子邮件保存在一个地方。这样,你就可以全面了解与候选人的沟通情况以及团队的面试时间表。