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招聘面试中常见问题回答

整个招聘流程涉及参与人、方法、工具、衡量标准等多个方面。弄清这整个系统的运作模式是招聘优秀员工的第一步。

下面是一些关于这个话题的常见问题,以及一些贴示,来帮助你更高效地进行招聘:

招聘流程的构架

•一次完整的招聘应囊括几个步骤?

•我们应该如何制定招聘活动的工作流程?

•什么是招聘流程图?

•否应该为不同的职位设置不同的招聘流程?

•在就职邀约阶段应该遵循怎样的步骤?

•应该让多少应聘者进入初选环节?

招聘时间轴

•一个职位出现空缺后应当在多少时间内完成填补(time to fill)?

•招聘流程应持续多久?

•在人才市场上求职者一般要过多久才会被用人单位相中?

招聘团队

•整个招聘流程需要哪些人员的互动协作?

•谁将对整个面试流程进行管理?

•招聘人员在整个程序中负责哪些环节?

•招聘经理在整个程序中要监控哪些环节?

HR部门在整个程序中主导哪些环节?

招聘成本

•每次的招聘的平均成本是多少?

•职位出现空缺会给公司带来哪些损失?

•一次失败的雇佣会带来什么后果?

拒绝应聘者

•拒绝一个应聘者最好的方法是什么?

•如何优雅地在面试后告诉一个应聘者你不行?

优化招聘程序

•有哪些方法可以使招聘流程更高效?

•哪些工具可以用于优化招聘程序?

•怎样才能构建一个高效的招聘流程?

应聘者体验

•招聘流程会对应聘者体验带来怎样的影响?

•申请过程花费多久比较合适?

•面试流程应该持续多久?

招聘流程的构架

一次完整的招聘应囊括几个步骤?

一次完整的招聘流程从公司确认职位空缺到一个(或多个)应聘者接受offer为止。招聘遴选的具体流程受职位本身以及公司两方面的影响。然而,大多数招聘团队都遵循以下四个步骤规划他们的招聘活动:

•制定计划。通常,招聘经理们需要在登出招聘广告前先确认职位是否存在空缺。此外,他们还应商议这个职位的预计薪酬,准备好职位描述,组建招聘团队。

•吸引应聘者。在这个阶段,招聘团队通过各种渠道(职业猎头、招聘广告、他人举荐等)寻找合适的候选人。

•筛选候选人。应聘者遴选阶段的关键在于面试。通过电话面试、仔细研究简历,以及专业测试,筛选出最优秀的候选人发出面试邀约。

•发出offer。如果一切顺利,你需要起草一份正式的offer邮件并发送给心仪的候选人。有时,他们会就offer的一些细节与你讨价还价,或者干脆拒绝。

应该如何制定招聘活动的工作流程?

单单通过email以及excel表格来进行招聘工作并不高效。如果你只是进行小规模的招聘,那么某些项目管理工具是一个很好的选择,例如Trello这样的工具,可以帮助你系统化地监控招聘流程,给你的团队成员下达指示。

如果你需要经常招聘新员工或者手下有多个招聘团队,那可以投资建立一个应聘者管理系统(Applicant Tracking System )。通过它你可以对整个招聘流程的每一步,以及每个团队成员的行动与反馈有一个全局的了解。

什么是招聘流程图?

招聘流程图是招聘环节各个步骤及它们之间的联系的直观表现。通过它你可以让你的招聘团队以及应聘者们更直观地了解招聘方针。例如,你可以用一张流程图,向你的招聘负责人呈现整个招聘项目的各个步骤。下面是一个图例:

你也可以将一些其他的要素加入招聘流程图中,例如一些别的招聘行为、决断或阶段等,以及招聘活动涉及的各方(招聘方、求职者...)和不同的招聘渠道(例:内部招聘)

是否应该为不同的职位设置不同的招聘流程?

答案是肯定的。申请高级职位的应聘者通常要经历多次面试才能最终拿下offer,而初阶职位的面试流程往往较为简单。

不过,面试流程的设置也不能太过随意,原因如下:

•多数招聘流程都应遵循一个大体的框架。让招聘经理们从头设计整个招聘程序反而会适得其反。

•一些招聘人员可能手头同时有多个招聘项目,当这些职位间没什么关联性时,持续跟进各个项目的进展就会愈发困难。

•五花八门的招聘流程会给招聘方在制定衡量标准时带来困难。

重点在于找到这其间的平衡点。给你下属的招聘团队一个大体的框架,或者针对不同类型的岗位(高级、初级、开发者等)给出一些参考性的招聘框架。之前提到的应聘者管理系统也可以用作参考,招聘团队可以根据自己的需求对它做一些自定义。

在就职邀约阶段应该遵循怎样的步骤?

当你找到了最符合条件的应聘者,接下来就要向他们发出具有吸引力的邀约。在你开始介绍这个职位之前,最好先向HR了解清楚这个职位的薪酬范围以及各项福利。就职邀约的步骤如下:

•通过电话向应聘者发出口头邀约。这一步并非必须,但这样做可以给应聘者留下一个良好的印象,并且如果应聘者在电话里就拒绝了你的邀约,那这个步骤可以为你省下写书面offer的时间。务必保证措辞精确而简练,并且在电话后发送正式的offer邮件。

•起草邀约邮件。邮件中应包含薪水、福利,以及有关职位的一些重要信息(例如,职位名称、履职日期、上级领导是谁、工作地点)

•解答应聘者的疑问,有需要的话,与应聘者就合同细节作一些商讨。如果应聘者在最后仍对职位有疑问,你需要在邮件中回复他们的问题。如果应聘者希望就合同中的一些事项进行商讨,那就需要召集HR以及你的招聘团队与应聘者一起讨论。对于特别优秀的应聘者,适当提高薪资水平也是明智之举。

•邀约的后续程序。通知接受邀约的应聘者将个人信息发送给HR用以起草雇佣合同。策划一些破冰活动来帮助新人快速融入公司团队。如果新人将在数个月后履职,那就需要制定计划保持与他的联系。

应该让多少应聘者进入初选环节?

为了得到准确的答案,你需要记录每1人次的雇佣背后实际符合职位要求的申请者的人数,亦即通过第一轮测试的人数。如果你手头没有足够的数据,可以参考你所在行业的平均数字来判断你是否有足够多的应聘者:

招聘时间轴

一个职位出现空缺后应当在多少时间内完成填补(time to fill)?

人力资源管理协会(The Society of Human Resource Management )在他们的报告中指出,各行业的平均时间为42天。此外通过从他们几千家客户收集信息,将这一数据按行业及地区进行了归类,例如,全球范围内工程类行业的time to fill59天。

需要注意的是,不同公司计算这一时间的方法可能有所不同。同样的,比其他公司花费更长时间填补职位空缺并不意味着他们的招聘程序更为高效。最好的方法是跟踪记录本公司长期以来的各次招聘所花费的时间并加以比较。

招聘流程应持续多久?

根据人力资源管理协会的研究,一般的招聘流程平均花费42天。也有其他研究机构表示,实际花费应该为27个工作日。可以将你所在行业的平均time to fill作为参考。如果你比你的竞争对手在这一环节花费的时间更少,就意味着你能更快地找到最优秀的潜在雇员。但也别过于急切地结束你的招聘程序或者沦于“恐慌雇佣”——由于害怕竞争对手抢走人才而过量招聘未必合格的应聘者。

在人才市场上求职者一般要过多久才会被用人单位相中?

条件最优秀的求职者一般会在10天内被企业相中。而对于一些执行力强的个人,这一时间可能远远少于10天。

此外,虽然占人才市场最大比例的是一些“被动”的求职者,通常他们还处于在职状态,但通过主动与他们接触建立联系,有时你甚至可以更快地为空缺职位物色到合适的人选。LinkedIn最近的调查显示,这些被动求职者中的大多数也希望与潜在雇主进行接触。

招聘团队

整个招聘流程需要哪些人员的互动协作?

招聘工作中的主角是招聘经理以及招聘人员。绝大多数的决断将由他们来完成,因此招聘团队内部和谐的工作氛围也是极为重要的一个因素。然而,其他参与方也能带来助益:

•招聘团队的其他成员。他们将参与招聘的各个环节(比如作为面试团队的一员)。他们不仅可以考察应聘者能否融入公司文化,还可以亲身向应聘者展示公司内的协作氛围。

•猎头团队。雇佣职业猎头可以使招聘程序更为高效。这些专业人士可以解放招聘人员的时间,使他得以将更多的时间用于与应聘者建立良好的关系以及与招聘经理沟通项目进度。

•外部的猎头公司。有时雇佣外部的人才招募机构来帮助你完成招聘程序的几个环节或者提供一些合格的应聘者,也会带来可喜的结果。

•资深管理人员。在终面环节可以安排他们和应聘者交谈,藉此发现一些招聘团队忽略的问题,或者帮助在进入终面的候选人中选出最优的应聘者。

谁将对整个面试流程进行管理?

招聘经理们,因为他们:

•制定要求

•评估应聘者

•作最终的雇佣决断

招聘人员在招聘流程中扮演协调者的角色,并接手部分招聘经理没有时间完成的事项。最重要的是,他们推动整个项目的进度并且可以在招聘经理们作决断时提供建议。

招聘人员在整个程序中负责哪些环节?

•审核并登出招聘广告

•寻找合适的竞聘者(例如通过社交媒体)

•肩负部分管理职责(例如制定面试日程)

•进行初步的测评(例如电话面试)

•收尾工作(例如发放offer

上述只是招聘人员的基本职责,一个优秀的招聘人员会进一步深入履行他的职能。对于招聘经理来说他们同时也扮演着顾问的角色,同时还要跟踪记录过往的招聘工作并从应聘者的角度来审视招聘流程,以此优化今后的招聘程序。

招聘经理在整个程序中要监控哪些环节?

招聘经理应当主导与职位直接相关的每个环节。他们的职责包含:

•浏览简历。通常,普通的招聘人员并不具备足够的专业知识来遴选出合适的候选人。例如,在招聘软件开发人员时,一个有编程经验的招聘经理在筛选应聘者时会比没有这方面经验的招聘人员更高效。

•面试环节。招聘经理组织进行主要的面试活动,并在必要时组建面试小组。

•布置任务。有时,招聘经理会给应聘者布置一些简单的任务(例如现场编写代码),以此来考察评估应聘者的专业能力。

招聘经理需要清楚地掌握招聘流程每个环节的进度。

HR部门在整个程序中主导哪些环节?

•发现并确认职位空缺。在一些没有专门设立HR部门的企业中,这份工作将由总经理或者财务主管承担。

•检查并确认发出就职邀约。招聘团队应当与HR确认新人的补贴与福利。与此同时,HR应将合同准备完备并在新人入职后更新人事记录。

招聘成本

每次的招聘的平均成本是多少?

人力资源管理协会近期的一次调查显示,每1人次的招聘的平均成本约为4100美元。

当然,有许多因素会对这个数字造成影响。比如,每1人次招聘的成本与招聘规模有关。单次招聘雇用的员工数量越多,每1人次招聘的成本越低。这是因为招聘过程中一些固定成本被分散到了每个新招募的员工头上。此外,某些行业、某些职位出现的空缺需要较长时间才会有新人填补,这段时间内累计的花费也会导致招聘成本的上升。

依据公司的规模以及所处行业,合理的招聘成本应在3000-5000美元之间波动。

职位出现空缺会给公司带来哪些损失?

职位出现空缺会导致当前实际的损失以及未来收入的减少。如果你雇用临时工或者通过让其他员工加班来覆盖这部分工作,将会导致你在这个问题上的花费不断累积。另一方面,公司内的每个员工实际都在给公司创造收入。如果职位空缺长期没有得到填补,那公司就将失去这个职位创造的潜在收入。

对于不同职位,可以有多种方法计算职位空缺带来的损失。在足够的数据支撑下,可以向财务部门征询意见来决定如何测算职位空缺带来的损失。

必须留意的是,一个职位的空缺还会造成一些无形的损失,例如生产力下降,客户服务质量的降低)

一次失败的雇佣会带来什么后果?

调查显示,平均每次失败的雇佣会给企业带来17000美元的损失。具体分为以下几个部分:

•付给这部分员工的薪资福利

•招聘他们的各项花费(例如:背景调查、招聘公告、各种测试等)

•这部分员工以及裁退他们后重新招募的新人的入职培训费用

HR的花费(例如:重置费用、解雇金)

•为了弥补这次失误花费的时间成本

•失去的生产力以及团队士气的下降

•可能出现的客户投诉问题

•失去的现金流

如果在管理岗位上雇用了错误的人员还将影响到公司整体的策略及运作,导致长期的财产损失。为了防止这样的事态发生,必须着力优化现有的招聘流程。

拒绝应聘者

拒绝一个应聘者最好的方法是什么?

正确的做法是向应聘者发送信息表明他们不符合要求。通过应聘者管理系统内置的电邮插件你可以很方便地向所有不符合职位条件的应聘者发送拒信。

在应聘者与招聘经理进行正式面试之前,他们只会与招聘团队进行很有限的互动。因此通常没有必要为这个阶段的落选者每人撰写一封拒信。只需要一封简单的邮件告诉他们没有通过这次遴选。并且请他们知悉你将在多长时间内保留他们的简历,并鼓励他们今后继续投递其他合适的岗位。可以事先创建一个模板或者使用应聘者管理系统内置的模板邮件来节省你的时间。

如何优雅地在面试后告诉一个应聘者你不行?

参加完面试,与你面对面交谈过的应聘者往往在被拒绝时希望能收到一份正式的、考虑周全的拒信。考虑到大多数人不喜欢被在电话里告知应聘失败,邮件就成了此刻的不二之选。可以使用模板来节省时间,但也要确保你的拒信有针对性。下面是一些贴士:

•简短而直接。在邮件的第一句话就表明你不会雇用这位应聘者。确保你的邮件不被曲解。

•采用积极的口吻。不要使用一些类似“你就差一点点”、“你不是很合适”的词句。如果可以的话,最好加上一两句写出你认为应聘者的长处所在。

•给予面试的反馈。大多数应聘者都希望了解他们在面试中表现得怎么样,所以请给他们一些详细的反馈。

优化招聘程序

有哪些方法可以使招聘流程更高效?

在一个高效的招聘程序中,应聘者能更快地通过招聘的各个环节。以下是一些让你的招聘更流水化的方法:

•运用电脑软件。软件可以帮助你更省时省力地组织并监控你的招聘程序。通过招聘软件你可以实时更新你的应聘者数据库,使得管理工作以及与招聘团队间的联动更为方便。而视频面试软件和在线测试平台则可以帮助你评估求职者的资质。

•成立你自己的招聘团队。如果公司的招聘团队手头已经有很多项目,那通过他们进行招聘会耗时更久更繁琐。可以考虑雇用更多的招聘人员或者外部的人力资源服务。

•在登出招聘广告前先商议好细节问题。我们经常发现招聘者在招聘工作中把时间浪费在阐明关于职位的一些细节性的问题上。为了避免这种情况的发生,最好在招聘工作刚开始的时候就商议好岗位职责、要求、薪资水平、招聘步骤这些问题。

•建立一个应聘者数据库。从过往的应聘者中寻找合适的人选往往可以帮助加快招聘速度。在登出招聘广告前,先想一想你之前面试过的应聘者中有没有合适的人选,也可以在应聘者数据库进行搜索。

哪些工具可以用于优化招聘程序?

合适的工具可以帮助你构建更高效的招聘程序。这些工具可以是技术手段,方法,或者资源,它们将帮助你节省时间,更好地评估应聘者,并优化应聘者自身的体验。下面是一些例子:

•软件。应聘者管理系统记录了所有的数据和招聘步骤。

•模板。虽然我们不能给每个应聘者都发送一模一样的招聘邮件,但也不必每封邮件都从头开始写。对既有模板进行一些改动,这在邀请求职者投递简历,安排面试,以及发送offer等多个场景中都是常见的做法。

•备忘录。简单而又实用。帮助你的招聘团队为整个招聘项目中的各个节点做好准备,也帮助你记忆一些重要的事项。

•问卷调查。通过问卷调查从应聘者和招聘团队那儿收集反馈。这样你就知道哪里还需要改进。

怎样才能构建一个高效的招聘流程?

运用一些工具和方法来提高效率并吸引求职者:

•对职位描述进行再加工。职位描述是你与求职者的第一次接触。简单而又详实具有吸引力的招聘广告将吸引更多优秀的求职者给你投递简历。

•起草一份招聘方针。通常企业将具体招聘工作全权委托给下属经理。这会导致招聘经理与招聘人员的沟通中花费更多时间。起草一份招聘方针,在里面规定一些招聘流程的具体事项并提供建议,往往更有帮助。

•转而采用结构化的面试。结构化的面试比松散的面试形式更高效,还能减少偏见及误解的发生。

•记录以往的招聘数据。这些数据能帮助你优化招聘程序,通过定量分析找出招聘程序的不足之处。

•培训招聘团队。即使是富有经验的经理也能从面试培训中得到收获。安排一些培训活动,例如室内研讨会,提高经理们的面试技巧。

•维护公司的品牌形象。公司品牌的好坏对于能否吸引优秀的求职者至关重要。比如,一个经过精心设计的招聘网页可以为公司的招聘会带来更多的求职者。

应聘者体验

招聘流程会对应聘者体验带来怎样的影响?

招聘流程实质上会影响到应聘者对公司的整体印象,包括以下几个方面:

•与应聘者的沟通。应聘者常常抱怨在面试后就再也没有从公司收到过回音。他们往往希望能知道自己的职位申请究竟到了什么进度。

•不要临时变换职位。应聘者常常在通过层层面试后发现自己被调剂到了其他的岗位。企业在招聘广告中应该准确的写明招聘的岗位。

•好好对待应聘者。应聘者们对一些细节比较敏感,比如面试前的等待时间,准确的道路指引,在面试前递上一杯水也能博得他们的好感。

•展示公司的工作环境。在招聘过程中,应聘者也在观察公司。这就要求招聘经理和招聘人员具有一定的专业知识,拥有优秀的交往技巧。

处理好这几个方面,为求职者提供愉快的求职体验。

申请过程花费多久比较合适?

花费不到五分钟的职位申请更能吸引求职者。如果一份工作需要花费很长时间填写申请表格,60%的求职者会干脆放弃这个机会。30% 的求职者表示,自己不愿花15分钟以上的时间填写表格。所以,让求职者上传简历,此外只要求他们回答少量问题,才有助于吸引更多求职者。

面试流程应该持续多久?

面试时长从15分钟到数小时不等。这取决于招聘的职位和公司性质。一次典型的面试大约花费45分钟到一小时。有多个因素可能影响面试时长。比如,在一些松散的面试中,每个面试官向应聘者提问的数量可能不同。

尽量让你的面试保持在一个小时左右。如果招聘的是管理岗位,可以适当延长用以讨论一些重要事项。无论面试时间多长,保证你问的都是有营养的问题,不要让应聘者感到不愉快。