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如何评估行政助理?

这篇文章的以下内容可以帮助你在面试中评估行政助理候选人。你可以在面试中灵活运用以下内容。

首先我们要知道行政助理是做什么工作的?

各种各样的行业都需要行政助理,他们也承担各种各样的任务,行政助理通常是一个很普通的职位,经理会挑选合适的人才作为行政助理,并为他自己的团队提供工作上的支持。行政助理通常的工作是组织会议、编制报告、安排差旅、与员工沟通,最后确保公司运营顺利。

一位成功的行政助理会擅长以下内容:

•组织:他们能够将较大的项目分解成具体的、可实现的目标。他们能够处理好文件、数据,管理好办公用品。

•交流:他们擅于沟通,与不同级别的员工分享和交换信息时既轻松又愉快。

•时间管理:他们天生对时间很敏感,能够将待办事项分出优先的顺序。

•软件使用:他们精通大多数主流办公软件,包括:

•微软Office(WordPowerPointExcel)

•电子邮件和日历安排工具(OutlookGoogle日历)

•任务列表和项目管理软件(TodoistTrello)

行政助理这个职位通常不需要大学学位,这一职位经常与行政经理相互混淆,行政经理是为一小群高级管理人员提供高度专业化的支持。有工作经验的应聘者将在这个职位上占有优势。

在面试中测试行政助理技能的方法

你可以将面试问题、假设的场景、还有软件测试结合在一起来测试候选人。

以下是一些你可以用来评估行政助理技能的具体方法:

1、组织能力评估

练习:你可以根据以下模板设置你的问题

XYZ公司客户和收入数据报告

公司A100名员工,客户10

公司B20名员工,客户1

公司C,未知,客户5

Tech企业5家公司,30万美元的收入

Retail企业8家公司,100万美元的收入

Healthcare企业20家公司,3500万美元的收入

评论:___________________________________________

需要注意的是:这个任务测试了候选人分析数据的能力,候选者应该能够解析数据并将其归纳到两个独立的电子表格中。

危险信号:如果你的候选人将所有数据分组到一个电子表格,那么可能代表着他可能没有足够的能力来分析数据。请注意,公司C包含了一个未知的问题,你可以用这个未知条件考考你的候选人,看看他怎么理解的。

2、沟通能力评估

练习:假设你作为行政助理同时为两位经理和15名员工服务。A经理知道你的时间不仅仅是他自己的,但B经理给你的工作太多以至于你不能服务A经理和其他的员工。你会如何处理这种情况呢?

需要注意的是:如果候选人能够机智地与B经理进行沟通,那么首先表明他不害怕沟通,其次他对自己的定位也比较明确。一个好的回应可能是:“我会要求与B经理会面,讨论我的工作的局限性,同时向他明示也指出我也要为其他员工服务。”

3、时间管理技能评估

练习:行政人员会收到大量的食物,这些食物需要立马储存在茶水间的冰箱里。与此同时,一名经理人找到你,要求你立刻提交一份紧急报告。你会如何处理这种情况呢?

需要注意的是:这个练习测试了候选人在面对未知时如何分配他们的时间。这中场景中食物是最重要的,如果不立即冷藏起来,它就会变质。该报告可以在储存好食品后再提交。能够做到以上的候选人,他们会有能力思考棘手的问题,管理好他们的时间,优先处理问题。

危险信号:那些惊慌失措、放下食物来开始工作的候选人可能不擅长安排好他们的时间。

4、软件使用技能评估

练习1:使用谷歌的表格/微软的幻灯片,利用五张或更少的幻灯片中创建一个演示:

•你以前的角色

•一个爱好

•一个志愿者/学校项目

练习2:用谷歌的文档/微软文档,用三百以内的字数,描述你为什么适合这个角色。一旦完成,请在下列邮件地址中分享: employee1@company.com employee2@company.com employee3@company.com

练习3:使用Google calendar/Microsoft Outlook创建一个日历邀请,邀请我们公司的所有经理参加一个虚拟的离线会议。在邀请中添加关于会议的详细信息。

练习4:把数据拿在这里,用Google表格/Microsoft Excel把它组织成电子表格。

XYZ公司客户和收入数据报告

公司A100名员工,客户10

公司B20名员工,客户1

公司C,未知,客户5

Tech企业5家公司,30万美元的收入

Retail企业8家公司,100万美元的收入

Healthcare企业20家公司,3500万美元的收入

需要注意的是:这些练习是不言而喻的,它们测试了候选人对各种管理软件的知识。这些软件都是行政人员以后工作中所必须利用的,所以一定要寻找那些能够灵活运用这些润间的候选人 (例如,体现幻灯片的艺术性和吸引力,在文本文档中使用简洁的格式)

危险信号:候选人无法完成任务,或是未正确使用软件,这时你需要注意了,因为他可能不能胜任行政助理这个职位。